Raport o firmie z KRD, BIG InfoMonitor czy ERIF

Raport o firmie z KRD, BIG InfoMonitor albo ERIF pokazuje długi, które wierzyciele zgłosili do tego jednego biura. Bazy biur są rozdzielne, więc żaden pojedynczy raport nie daje pełnego obrazu. Przed jedną dużą umową zamów raport w dwóch biurach i sprawdź rejestry publiczne. Gdy masz kilkudziesięciu odbiorców na termin, potrzebujesz raczej stałego monitoringu niż kolejnych raportów.

Ten poradnik jest dla osoby, która ma przed sobą konkretną decyzję: wysłać towar na 30 dni, podpisać umowę serwisową na rok albo przyznać nowemu klientowi limit kredytu kupieckiego. Porównujemy, co realnie dostajesz w raporcie z każdego biura, jak się za to płaci i kiedy taniej wychodzi inna droga.

Czym są KRD, BIG InfoMonitor i ERIF

Wszystkie trzy to biura informacji gospodarczej, czyli spółki działające na podstawie ustawy z 9 kwietnia 2010 roku o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Wierzyciel, który ma z biurem umowę, zgłasza do niego niezapłacone zobowiązania, a inni przedsiębiorcy mogą te informacje pobrać. W Polsce działają cztery takie biura: Krajowy Rejestr Długów, BIG InfoMonitor, ERIF i Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej.

Najważniejsza praktyczna różnica nie dotyczy ceny ani wyglądu raportu. Biura nie wymieniają się danymi o dłużnikach. Hurtownia, która ma umowę z KRD, wpisze dłużnika tylko tam. Leasingodawca współpracujący z ERIF zgłosi go tylko do ERIF. Ta sama firma może więc mieć czysty raport w jednym biurze i trzy zaległości w drugim.

Co jest w raporcie o firmie z biura informacji gospodarczej

Zakres jest podobny we wszystkich biurach, bo wyznacza go ustawa. Raport o przedsiębiorcy zawiera zwykle:

• dane identyfikujące firmę, czyli nazwę, NIP, REGON i adres,
• listę zgłoszonych zobowiązań z kwotą, datą wymagalności i nazwą wierzyciela,
• informację, czy dłużnik zakwestionował zobowiązanie,
• w niektórych pakietach także informacje o terminowo regulowanych płatnościach i dane z rejestrów publicznych.

Raport nie pokazuje długów, których nikt nie zgłosił. Zaległość wobec małego dostawcy bez umowy z biurem, zadłużenie w urzędzie skarbowym czy zatory płatnicze, o których wierzyciele jeszcze nie zdecydowali, nie pojawią się w żadnym z biur.

KRD, BIG InfoMonitor i ERIF w porównaniu

Profil wierzycieli w każdym biurze zmienia się z czasem, dlatego przed zakupem abonamentu warto zapytać biuro, jakie branże najczęściej zgłaszają u niego długi. Jeśli sprzedajesz materiały budowlane, liczy się to, czy Twoi konkurenci z branży wpisują dłużników właśnie tam.

Ile kosztuje raport o firmie z BIG

Każde biuro sprzedaje dostęp na dwa sposoby. Pojedynczy raport kupujesz online po założeniu konta i płacisz za jedno sprawdzenie. Abonament daje pulę sprawdzeń w miesiącu, często z dodatkami, takimi jak monitoring wybranych firm albo możliwość wpisywania własnych dłużników. Ceny zależą od pakietu i biura, dlatego aktualną stawkę sprawdzaj w cenniku na stronie biura w dniu zakupu, a nie w starszych artykułach.

Prosta zasada z praktyki: jedno albo dwa sprawdzenia w kwartale to raporty jednorazowe. Kilkanaście nowych kontrahentów miesięcznie to już abonament. Do tego dochodzi koszt czasu, bo raport z jednego biura nie zastąpi raportu z drugiego.

Czy można sprawdzić firmę w BIG bez jej zgody

Tak, gdy sprawdzasz przedsiębiorcę. Ustawa pozwala przedsiębiorcy pobrać informacje o innej firmie bez pytania jej o zgodę. Inaczej jest przy osobie prywatnej, gdzie biuro wymaga upoważnienia sprawdzanej osoby. Przy jednoosobowej działalności gospodarczej informacje o długach związanych z firmą pobierzesz bez zgody, a długi prywatne właściciela już nie.

Kiedy raport z biura to za mało

Raport opisuje stan z jednego dnia. Umowa na dostawy ciągłe trwa miesiące, a sytuacja odbiorcy potrafi zmienić się w kilka tygodni. Trzy sygnały pojawiają się zwykle wcześniej niż wpis w biurze informacji gospodarczej:

1. Zmiana na białej liście VAT. Wykreślenie z rejestru VAT albo zmiana rachunku to powód, żeby wstrzymać przelew powyżej 15 000 zł i wyjaśnić sprawę.
2. Zmiana statusu w CEIDG albo KRS. Zawieszenie działalności, otwarcie likwidacji albo wpis w Krajowym Rejestrze Zadłużonych o upadłości lub restrukturyzacji.
3. Komentarze innych kontrahentów. Kilka podobnych opisów opóźnień w płatnościach mówi więcej niż jeden czysty raport.

Te dane są publiczne, ale ręczne sprawdzanie ich co tydzień dla każdego odbiorcy jest nierealne. Właśnie tu raport jednorazowy przegrywa z monitoringiem.

Co daje DlugiInfo obok raportu z biura

DlugiInfo nie jest biurem informacji gospodarczej i nie zastępuje raportu z KRD, BIG InfoMonitor czy ERIF. Robi coś innego: łączy dane z rejestrów publicznych, status na białej liście VAT, długi pokazane przez wierzycieli po naszej procedurze i komentarze kontrahentów na jednym profilu firmy. Profil i status długu widać bez konta, po wpisaniu NIP w wyszukiwarkę.

Dla firmy, która sprzedaje na fakturę z terminem, najważniejsze są dwie funkcje. Monitoring kontrahentów wysyła jeden mail dziennie, gdy u obserwowanej firmy pojawi się dług, spłata, komentarz albo zmiana w rejestrze lub na białej liście VAT. Raport o firmie w PDF zapisuje stan profilu z datą i godziną, do akt umowy.

Plan Kontrahent obejmuje monitoring 25 firm, 30 raportów PDF i 10 wniosków o szczegóły długu w okresie rozliczeniowym. Kosztuje 99 zł netto + 23% VAT miesięcznie przy płatności rocznej albo 199 zł netto + 23% VAT miesięcznie. Plan Firma pozwala obserwować 250 firm i wgrać ich listę z pliku CSV. Biura rachunkowe, które pilnują kontrahentów wielu klientów naraz, opisujemy na stronie monitoring kontrahentów dla biura rachunkowego.

Jak połączyć oba źródła w praktyce

Taki podział sprawia, że płatny raport z biura kupujesz tam, gdzie stawka jest wysoka, a codzienną obserwację reszty portfela robi za Ciebie alert w skrzynce.

Najczęstsze błędy przy zamawianiu raportu o firmie

• Jeden raport z jednego biura jako dowód, że firma nie ma długów. Czysty raport mówi tylko, że w tej bazie nie ma wpisu.
• Raport zamówiony po nazwie firmy. Sprawdzaj po NIP, bo podobnie nazwanych firm jest wiele.
• Brak ponownego sprawdzenia. Raport sprzed pół roku nie mówi nic o dzisiejszej sytuacji odbiorcy.
• Pominięcie rejestrów publicznych. Upadłość widać w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, a status VAT w wykazie podatników, często zanim ktokolwiek zgłosi dług.

Zacznij od sprawdzenia kontrahenta po NIP w wyszukiwarce DlugiInfo. Jeśli profil pokaże aktywny dług albo stawka jest wysoka, zamów raport w biurze informacji gospodarczej. Jeśli wszystko wygląda dobrze, dodaj firmę do obserwowanych i wróć do niej, gdy przyjdzie alert.