Kontrahent nie płaci faktury i co możesz zrobić

Kontrahent nie płaci faktury? Działaj według kolejności: przypomnienie zaraz po terminie, pisemne wezwanie do zapłaty z odsetkami i rekompensatą, a gdy to nie pomoże, pozew o nakaz zapłaty. Równolegle pilnuj terminu przedawnienia i wstrzymaj kolejne dostawy na odroczony termin.

Większość opóźnień nie wynika ze złej woli. Faktura trafia do niewłaściwej osoby, czeka na akceptację albo kontrahent ma chwilowy zator. Dlatego pierwsze kroki powinny być szybkie, ale spokojne. Z czasem, jeśli dłużnik milczy, rośnie znaczenie dokumentów i terminów.

W pierwszym tygodniu po terminie wystarczy przypomnienie

Zadzwoń albo napisz do osoby, z którą ustalałeś zamówienie, i do działu księgowości. Zapytaj, czy faktura dotarła i czy nie ma zastrzeżeń do towaru lub usługi. Jeśli są, wyjaśnij je od razu, bo spór o jakość zmienia całą sytuację. Zapisz datę rozmowy i ustalenia. Mail z potwierdzeniem, że faktura jest bezsporna i zostanie zapłacona określonego dnia, jest później cennym dowodem.

Policz odsetki i rekompensatę

W transakcjach między przedsiębiorcami zastosowanie ma ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Daje ona wierzycielowi dwa uprawnienia, z których wiele małych firm nie korzysta.

• Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych liczone od dnia następującego po terminie płatności. Ich wysokość zależy od stopy referencyjnej i jest ogłaszana urzędowo.
• Rekompensata za koszty odzyskiwania należności. To równowartość 40 euro przy kwocie do 5 000 zł, 70 euro przy kwocie od 5 000 do 50 000 zł i 100 euro przy kwocie powyżej 50 000 zł. Należy się za każdą fakturę osobno, bez konieczności wykazywania kosztów.

Ustawa ogranicza też termin płatności między firmami. Co do zasady nie powinien przekraczać 60 dni, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej, a taki termin nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela.

Wyślij wezwanie do zapłaty

Wezwanie do zapłaty to pismo, które zamyka etap przypomnień. Powinno zawierać:

1. dane wierzyciela i dłużnika z NIP,
2. numer faktury, datę wystawienia, termin płatności i kwotę,
3. naliczone odsetki i rekompensatę,
4. nowy, konkretny termin zapłaty, zwykle 7 albo 14 dni,
5. numer rachunku bankowego,
6. zapowiedź dalszych kroków, jeśli zapłata nie nastąpi.

Wyślij je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo w inny sposób, który pozwoli udowodnić doręczenie. Jeśli rozważasz pokazanie długu w DlugiInfo, w wezwaniu musi znaleźć się ostrzeżenie o możliwej publikacji, a od jego doręczenia do publikacji musi minąć co najmniej 30 dni. Szczegóły opisujemy w poradniku o tym, jak pokazać dług firmy zgodnie z prawem.

Rozważ porozumienie w sprawie spłaty

Jeśli kontrahent odpowiada, ale nie ma pieniędzy na całą kwotę od razu, rozsądnym rozwiązaniem bywa porozumienie o spłacie w ratach. Spisz je na piśmie: kwota zadłużenia, wysokość i terminy rat, sposób rozliczenia odsetek oraz zapis, że brak zapłaty jednej raty powoduje wymagalność całej pozostałej kwoty. Takie porozumienie, podpisane przez dłużnika, jest zwykle uznaniem długu, a uznanie przerywa bieg przedawnienia. To ważne, gdy do końca terminu zostało niewiele czasu.

Przy porozumieniu możesz też poprosić o zabezpieczenie, na przykład weksel in blanco z deklaracją wekslową. Ułatwia on dochodzenie pozostałej kwoty, gdyby raty przestały wpływać.

Porozumienie ma sens tylko wtedy, gdy dłużnik realnie je wykonuje. Pierwsza niezapłacona rata to sygnał, żeby wrócić do ścieżki sądowej bez kolejnych negocjacji.

Zastanów się nad wstrzymaniem dostaw

Jeśli współpraca trwa, kolejne dostawy na odroczony termin zwiększają kwotę, którą możesz stracić. Umowa często pozwala wstrzymać realizację zamówień do czasu uregulowania zaległości. Sprawdź jej zapisy i poinformuj kontrahenta na piśmie. Przy nowych zamówieniach możesz wymagać przedpłaty.

Gdy wezwanie nie działa, idź do sądu

Dla bezspornej faktury najprostszą drogą jest nakaz zapłaty. Możesz złożyć pozew w zwykłym trybie albo w elektronicznym postępowaniu upominawczym, nazywanym potocznie e-sądem. Postępowanie elektroniczne jest w całości prowadzone przez internet i nie wymaga dołączania dokumentów do pozwu, wystarczy je wskazać. Opłata sądowa jest niższa niż w zwykłym trybie.

Jeśli dłużnik nie wniesie sprzeciwu, nakaz zapłaty się uprawomocnia i po nadaniu klauzuli wykonalności możesz skierować sprawę do komornika. Gdy sprzeciw zostanie wniesiony, sprawa trafia do sądu właściwego i toczy się dalej w zwykłym trybie.

Pilnuj przedawnienia

Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po 3 latach, a roszczenia ze sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa po 2 latach. Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Bieg przedawnienia przerywa między innymi uznanie długu przez dłużnika i wniesienie pozwu. Samo wezwanie do zapłaty go nie przerywa.

Przedawniony dług nie znika, ale dłużnik może skutecznie podnieść zarzut przedawnienia. Takiego długu nie pokażesz też w DlugiInfo.

Gdzie pomaga DlugiInfo, a gdzie nie

Nie prowadzimy windykacji, nie przyjmujemy spłat i nie pobieramy prowizji od odzyskanych kwot. Możemy natomiast pomóc na dwa sposoby.

Po pierwsze, w planie Wierzyciel pokażesz udokumentowany dług na profilu dłużnika. Warunki są ścisłe: co najmniej 60 dni od terminu, co najmniej 500 zł, faktura albo umowa i wezwanie, brak sporu, brak przedawnienia, dłużnik poza upadłością i restrukturyzacją, brak zakazu cesji. Wysyłamy firmie zawiadomienie z 14 dniami na sprzeciw albo zgłoszenie spłaty. Wiele firm płaci właśnie w tym czasie. Opis procedury znajdziesz na stronie dla wierzycieli.

Po drugie, jeśli nie chcesz dalej czekać, możesz wystawić wierzytelność na sprzedaż i przekazać ją nabywcy umową cesji. Wzory umów są w planie Wierzyciel, a strony rozliczają cenę bezpośrednio między sobą. Więcej na stronie o sprzedaży wierzytelności. Plan Wierzyciel kosztuje 299 zł netto + 23% VAT miesięcznie albo 149 zł netto + 23% VAT miesięcznie przy płatności rocznej i obejmuje 5 długów na profilach w okresie.

Na przyszłość sprawdzaj przed wysyłką

Najtańszy dług to ten, który nie powstał. Przed pierwszym zamówieniem i przed zwiększeniem limitu kupieckiego sprawdź profil kontrahenta, status w rejestrach i białą listę VAT. Stałych odbiorców dodaj do monitoringu, który wyśle alert o nowym długu zgłoszonym przez innego wierzyciela.

Wpisz NIP kontrahenta w wyszukiwarkę DlugiInfo i sprawdź, czy inni wierzyciele nie zgłosili już jego długu.