Jak sprawdzić czy firma ma długi przed współpracą

Jak sprawdzić, czy firma ma długi? Wpisz jej NIP, REGON, numer KRS albo nazwę w wyszukiwarkę DlugiInfo i zobacz etykietę długu na profilu. Następnie potwierdź status w CEIDG lub KRS, w Krajowym Rejestrze Zadłużonych i na białej liście VAT. Całość zajmuje kilka minut.

Taka kontrola ma sens przed pierwszym zamówieniem, przed wydaniem towaru na kredyt kupiecki i przed podpisaniem dłuższej umowy. Poniżej opisujemy, co pokazuje każde źródło, czego nie pokazuje i jak czytać wynik, żeby nie wyciągać zbyt daleko idących wniosków.

Zacznij od profilu firmy w DlugiInfo

Każda firma, która figuruje w rejestrach publicznych, ma u nas profil. Znajdziesz na nim dane rejestrowe, status działalności i jedną z dwóch etykiet: „Aktywny dług” albo „Brak aktywnych długów”. Pod danymi są komentarze innych kontrahentów. Profil i komentarze są dostępne bez zakładania konta.

Etykieta „Aktywny dług” pojawia się tylko wtedy, gdy wierzyciel przeszedł całą procedurę. Dług musi być wymagalny od co najmniej 60 dni, wynosić co najmniej 500 zł, być udokumentowany fakturą albo umową z wezwaniem do zapłaty, niesporny i nieprzedawniony. Sprawdzamy też, czy dłużnik nie jest w upadłości ani restrukturyzacji. Firma dostaje od nas zawiadomienie z terminem 14 dni na sprzeciw albo zgłoszenie spłaty. Dopiero potem dług jest widoczny. Zasady opisujemy szczegółowo na stronie zasad publikacji.

Kwota, nazwa wierzyciela i dokumenty są zamazane. Sama etykieta wystarcza jednak, żeby podjąć pierwszą decyzję: sprzedać na przedpłatę, skrócić termin płatności albo poprosić o zabezpieczenie.

Sprawdź status w CEIDG albo KRS

Jednoosobowe działalności i wspólnicy spółek cywilnych są w CEIDG. Spółki handlowe, fundacje i stowarzyszenia prowadzące działalność są w KRS. W obu rejestrach zwróć uwagę na kilka rzeczy.

• Status działalności. W CEIDG działalność może być aktywna, zawieszona albo wykreślona. Zawieszona firma nie powinna wystawiać faktur sprzedaży.
• Data rozpoczęcia działalności. Bardzo młoda firma nie musi być ryzykowna, ale nie ma jeszcze historii, na której można się oprzeć.
• Wzmianki w KRS. W odpisie z KRS widać informacje o otwarciu likwidacji, postępowaniu upadłościowym lub restrukturyzacyjnym, a także o zaległościach w składaniu sprawozdań finansowych.
• Sprawozdania finansowe. Spółki składają je do sądu rejestrowego. Brak sprawozdań za ostatnie lata to sygnał, któremu warto się przyjrzeć.

Zajrzyj do Krajowego Rejestru Zadłużonych

Krajowy Rejestr Zadłużonych prowadzi Minister Sprawiedliwości. Znajdziesz w nim informacje o postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych oraz o części postępowań egzekucyjnych. Wpis o otwartej restrukturyzacji albo ogłoszonej upadłości zmienia sytuację wierzyciela, bo zasady dochodzenia należności są wtedy inne niż w zwykłym sporze.

Ten rejestr sprawdzamy także przed publikacją każdego długu w DlugiInfo. Firma w upadłości lub restrukturyzacji nie dostanie u nas etykiety „Aktywny dług”, bo jej zobowiązania rozlicza się w postępowaniu sądowym.

Sprawdź białą listę VAT

Wykaz podatników VAT, nazywany białą listą, pokazuje, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT, a także numery rachunków bankowych zgłoszonych do urzędu skarbowego. Dwie rzeczy są tu ważne.

1. Jeśli kontrahent nie jest czynnym podatnikiem VAT, a wystawia faktury z VAT, coś się nie zgadza i trzeba to wyjaśnić przed płatnością.
2. Płatność powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu niesie ryzyka podatkowe po stronie płacącego. Numer konta z faktury warto porównać z wykazem w dniu przelewu.

Zmiana statusu na białej liście bywa pierwszym widocznym sygnałem kłopotów. Dlatego w monitoringu kontrahentów wysyłamy alert także o takiej zmianie.

Przeczytaj komentarze innych kontrahentów

Komentarze na profilu piszą firmy, które współpracowały z danym przedsiębiorcą. Czytaj je z dystansem. Pojedyncza negatywna opinia może wynikać ze sporu o jakość usługi, a nie z braku zapłaty. Wiele zbieżnych opisów opóźnień to już informacja warta uwagi. Każdy komentarz można zgłosić, a zgłoszenie rozpatruje człowiek z naszej redakcji.

Czego żadne z tych źródeł nie pokaże

Nie istnieje jedna baza, która zawiera wszystkie długi wszystkich firm. Rejestry państwowe pokazują sytuację prawną firmy, a nie bieżące zaległości wobec dostawców. Biura informacji gospodarczej działają na podstawie ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i zawierają tylko to, co zgłosili ich uczestnicy. W DlugiInfo widzisz długi zgłoszone przez wierzycieli, którzy przeszli naszą procedurę.

Etykieta „Brak aktywnych długów” nie jest więc zaświadczeniem, że firma nikomu nic nie jest winna. Oznacza, że u nas nie ma aktywnego wpisu. Szerzej o tym, jak łączyć źródła, piszemy w poradniku zadłużenie firmy jak sprawdzić.

Jak przełożyć wynik na decyzję

Kiedy warto zobaczyć szczegóły długu

Przy większym kontrakcie sama etykieta może nie wystarczyć. Zweryfikowana firma z planem Kontrahent może złożyć wniosek o szczegóły: podaje cel, akceptuje zobowiązanie do poufności i dostaje kwotę, nazwę wierzyciela i dokumenty. Plan Kontrahent kosztuje 199 zł netto + 23% VAT miesięcznie albo 99 zł netto + 23% VAT miesięcznie przy płatności rocznej i obejmuje 10 wniosków o szczegóły w okresie, monitoring 25 firm i 30 raportów PDF. Każdy odczyt szczegółów zapisujemy, żeby było wiadomo, kto i w jakim celu je widział.

Jeśli potrzebujesz dokumentu do teczki klienta albo dla księgowej, przygotujesz raport o firmie w PDF z datą sporządzenia. Po założeniu konta raz otrzymasz raport ze znakiem wodnym i 7 dni obserwacji jednej firmy, żeby zobaczyć, jak działa monitoring.

Sprawdzaj nie tylko raz

Sytuacja kontrahenta zmienia się w trakcie współpracy. Firma, która rok temu płaciła w terminie, może mieć dziś zatory. Dlatego przy stałych odbiorcach kontrola przed pierwszą umową to za mało. Monitoring wysyła mailem alert o nowym długu, o spłacie, o nowym komentarzu, o zmianie statusu w rejestrze i na białej liście VAT. Dzięki temu dowiesz się o zmianie, zanim wystawisz kolejną fakturę z odroczonym terminem.

Wpisz NIP kontrahenta w wyszukiwarkę DlugiInfo na stronie głównej i sprawdź jego profil, a stałych odbiorców dodaj do monitoringu.