Zadłużenie firmy jak sprawdzić krok po kroku

Zadłużenie firmy jak sprawdzić? Połącz cztery źródła: profil firmy w DlugiInfo z etykietą długu, Krajowy Rejestr Zadłużonych, odpis i sprawozdania z KRS albo wpis w CEIDG oraz białą listę VAT. Przy dużym kontrakcie poproś też kontrahenta o zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach i składkach.

Każde z tych źródeł odpowiada na inne pytanie. Rejestr mówi, czy firma formalnie istnieje i działa. Sprawozdanie pokazuje, ile była winna na koniec roku obrotowego. Krajowy Rejestr Zadłużonych mówi, czy toczy się upadłość lub restrukturyzacja. Profil w DlugiInfo pokazuje, czy inny wierzyciel udokumentował niezapłacony dług. Dopiero razem dają obraz, na którym można oprzeć decyzję o kredycie kupieckim.

Ustal, z jaką formą prawną masz do czynienia

Od formy prawnej zależy, gdzie szukać. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, komandytowa czy jawna są w KRS i, poza pewnymi wyjątkami, składają sprawozdania finansowe. Jednoosobowa działalność gospodarcza i spółka cywilna są w CEIDG, a sprawozdań publicznie nie ma. W przypadku spółki z o.o. pamiętaj też, że za jej długi co do zasady odpowiada spółka swoim majątkiem, a nie wspólnicy.

Przeczytaj bilans, zanim podpiszesz umowę ze spółką

Sprawozdanie finansowe pobierzesz bezpłatnie z publicznego repozytorium dokumentów finansowych prowadzonego przy KRS. Kilka pozycji powie dużo nawet osobie, która nie jest księgową.

• Zobowiązania krótkoterminowe w porównaniu z aktywami obrotowymi. Jeśli zobowiązania wyraźnie przewyższają należności, zapasy i gotówkę, firma może mieć kłopot z bieżącymi płatnościami.
• Kapitał własny. Ujemny kapitał własny oznacza, że zobowiązania przekraczają majątek.
• Wynik netto w kolejnych latach. Jedna strata to nie dramat, kilka lat strat z rzędu to już trend.
• Data złożenia. Sprawozdanie za poprzedni rok może mieć kilka miesięcy opóźnienia, a brak sprawozdań za kilka lat to sygnał ostrzegawczy.

Bilans to zdjęcie z jednego dnia, zwykle z końca roku. Nie pokaże zaległości, które powstały w ostatnim kwartale. Dlatego potrzebne są źródła bieżące.

Sprawdź bieżące sygnały w rejestrach

W odpisie z KRS widać aktualne wzmianki: otwarcie likwidacji, zmiany zarządu, wpisy o postępowaniach. W CEIDG sprawdzisz, czy działalność jest aktywna, zawieszona czy wykreślona. Krajowy Rejestr Zadłużonych pokaże postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne oraz część informacji z postępowań egzekucyjnych. Biała lista VAT pokaże status podatnika i rachunki bankowe.

Częste zmiany rachunku bankowego, wykreślenie z rejestru VAT czy nagła zmiana osób w zarządzie same w sobie niczego nie przesądzają. Warto jednak zapytać o nie kontrahenta, zanim zgodzisz się na odroczony termin.

Zobacz, czy inni wierzyciele zgłosili dług

Rejestry państwowe nie zbierają informacji o niezapłaconych fakturach między firmami. Takie dane trafiają do biur informacji gospodarczej, które działają na podstawie ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych, oraz do DlugiInfo, gdzie dług pokazuje wierzyciel po naszej procedurze.

U nas dług musi być wymagalny od co najmniej 60 dni, wynosić co najmniej 500 zł, być udokumentowany i niesporny. Wierzyciel musi wcześniej, co najmniej 30 dni przed publikacją, wysłać dłużnikowi wezwanie z ostrzeżeniem. My wysyłamy firmie zawiadomienie z terminem 14 dni na sprzeciw albo zgłoszenie spłaty. Spłata zdejmuje dług od razu, a jeśli spłaty nie ma, wpis wygasa po 12 miesiącach. Dzięki temu etykieta „Aktywny dług” na profilu dotyczy należności sprawdzonej, a nie pomówienia. Więcej o tym, jak wyglądają takie wpisy, przeczytasz na stronie o zadłużeniu firmy.

Poproś kontrahenta o dokumenty

Przy dużej umowie, dostawie na wysoką kwotę albo długiej współpracy nie ma nic niestosownego w prośbie o dokumenty. Najczęściej spotykane to:

1. zaświadczenie z urzędu skarbowego o niezaleganiu w podatkach,
2. zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu w opłacaniu składek,
3. aktualne sprawozdanie albo bilans roboczy, jeśli firma zgodzi się je udostępnić,
4. referencje od innych dostawców.

Odmowa nie musi oznaczać złej woli, ale powinna wpłynąć na warunki: krótszy termin, przedpłatę albo zabezpieczenie.

Zwróć uwagę na zachowanie kontrahenta w trakcie współpracy

Część sygnałów zadłużenia nie trafia do żadnego rejestru, ale widać je w codziennym kontakcie. Kontrahent, który dotąd płacił w terminie, zaczyna prosić o wydłużenie terminów, płaci częściami albo reguluje starsze faktury dopiero po wysłaniu nowego zamówienia. Zmieniają się osoby odpowiedzialne za płatności, a odpowiedzi na maile przychodzą coraz później. Pojedynczy taki sygnał niczego nie przesądza. Kilka naraz to dobry moment, żeby ponownie sprawdzić profil firmy i rejestry oraz zastanowić się nad zmniejszeniem limitu kupieckiego.

Warto też regularnie przeglądać własne należności według wieku. Zestawienie faktur przeterminowanych o 30, 60 i 90 dni, które przygotuje każda księgowa, szybko pokazuje, którzy odbiorcy wymagają uwagi.

Zestawienie źródeł w jednej tabeli

Jednorazowa kontrola to dopiero początek

Zadłużenie firmy zmienia się z miesiąca na miesiąc. Przy stałych odbiorcach lepiej ustawić obserwację niż co kwartał sprawdzać wszystko od nowa. Monitoring kontrahentów wysyła mailem alert o nowym długu, o spłacie, o nowym komentarzu, o zmianie statusu w rejestrze i na białej liście VAT.

Plan Kontrahent obejmuje monitoring 25 firm i kosztuje 199 zł netto + 23% VAT miesięcznie albo 99 zł netto + 23% VAT miesięcznie przy płatności rocznej. Firma, która pracuje z setkami odbiorców, wybierze plan Firma z monitoringiem 250 firm, importem listy z pliku CSV i pięcioma użytkownikami za 499 zł netto + 23% VAT miesięcznie albo 249 zł netto + 23% VAT miesięcznie rocznie. Pełne porównanie znajdziesz w cenniku.

Udokumentuj, co sprawdziłeś

Gdy przy sporze albo kontroli trzeba będzie wykazać, że kontrahent był rzetelnie zweryfikowany, przydaje się dokument z datą. Raport PDF profilu firmy zawiera dane z rejestrów, etykietę długu i datę sporządzenia. Możesz go dołączyć do dokumentacji umowy. Wydruk wyniku z białej listy VAT w dniu płatności również warto zachować.

Jeśli chcesz najpierw zobaczyć prostszą ścieżkę, zajrzyj do poradnika jak sprawdzić, czy firma ma długi.

Wpisz NIP albo nazwę firmy w wyszukiwarkę DlugiInfo i sprawdź jej profil, zanim wydasz towar albo wystawisz fakturę z odroczonym terminem.