Raport o firmie przed umową w 10 minut

Raport o firmie przed umową przygotujesz w około 10 minut. Sprawdź dane i status w CEIDG albo KRS, wpisy w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, białą listę VAT oraz profil firmy w DlugiInfo z etykietą długu. Wynik zapisz jako raport PDF z datą, żeby mieć dowód staranności.

Nie każda umowa wymaga analizy finansowej. Przed pierwszym zamówieniem, przed udzieleniem kredytu kupieckiego albo przed podpisaniem umowy na kilka miesięcy warto jednak przejść krótką listę kontrolną. Poniżej rozpisujemy ją minuta po minucie.

W pierwszych dwóch minutach potwierdź tożsamość firmy

Zacznij od upewnienia się, że firma jest tym, za kogo się podaje. Wpisz NIP z oferty lub maila w wyszukiwarkę DlugiInfo. Na profilu zobaczysz dane z rejestrów: nazwę, adres siedziby, formę prawną, numery REGON i KRS. Porównaj je z danymi w zamówieniu i w stopce maila.

• Czy nazwa i NIP się zgadzają?
• Czy osoba podpisująca umowę ma prawo reprezentować firmę? W spółkach sprawdzisz to w odpisie z KRS, w jednoosobowej działalności podpisuje właściciel albo pełnomocnik.
• Czy adres do dostawy nie budzi wątpliwości w porównaniu z siedzibą?

W kolejnych dwóch minutach sprawdź status w rejestrze

W CEIDG sprawdź, czy działalność jest aktywna, a nie zawieszona lub wykreślona. W KRS zwróć uwagę na wzmianki o likwidacji i postępowaniach oraz na to, czy spółka składa sprawozdania finansowe. Zobacz też datę rozpoczęcia działalności. Firma założona kilka tygodni temu nie musi być nieuczciwa, ale nie ma jeszcze historii płatności, więc ostrożniejsze warunki na start są rozsądne.

Piąta minuta należy do Krajowego Rejestru Zadłużonych

Wyszukaj firmę w Krajowym Rejestrze Zadłużonych. Wpis o upadłości albo restrukturyzacji oznacza, że zobowiązania firmy są regulowane według szczególnych zasad. Przed sprzedażą na kredyt takiemu kontrahentowi warto porozmawiać z prawnikiem.

W szóstej minucie zajrzyj na białą listę VAT

Sprawdź, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT i jakie rachunki bankowe zgłosiła. Zapisz numer konta, na które będziesz płacić albo z którego spodziewasz się wpłat. Pamiętaj, że przy płatności powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu płacący ponosi ryzyka podatkowe, więc weryfikację powtarza się w dniu przelewu.

Przez dwie kolejne minuty czytaj profil długu i komentarze

Wróć do profilu w DlugiInfo. Etykieta „Aktywny dług” oznacza, że wierzyciel udokumentował dług wymagalny od co najmniej 60 dni i wynoszący co najmniej 500 zł, a firma po naszym zawiadomieniu przez 14 dni nie złożyła sprzeciwu ani nie zgłosiła spłaty. Etykieta „Brak aktywnych długów” mówi, że u nas takiego wpisu nie ma, ale nie jest zaświadczeniem o braku jakichkolwiek zobowiązań.

Przeczytaj komentarze kontrahentów. Pojedyncza krytyczna uwaga może dotyczyć sporu o jakość. Kilka podobnych opisów opóźnień w płatnościach to informacja, którą warto uwzględnić w warunkach umowy.

W dziewiątej minucie zdecyduj o warunkach

Na podstawie tego, co zebrałeś, dobierz warunki współpracy.

Ostatnią minutę przeznacz na dokumentację

Zapisz wynik. Raport o firmie w PDF zawiera dane z rejestrów, etykietę długu, komentarze widoczne na profilu i datę sporządzenia. Dołącz go do dokumentacji umowy. Gdy po miesiącach pojawi się spór albo pytanie księgowej, będzie jasne, co wiedziałeś w dniu podpisania.

Plan Kontrahent obejmuje 30 raportów PDF w okresie rozliczeniowym, 10 wniosków o szczegóły długu i monitoring 25 firm. Kosztuje 199 zł netto + 23% VAT miesięcznie albo 99 zł netto + 23% VAT miesięcznie przy płatności rocznej. Po założeniu konta otrzymasz jednorazowo raport PDF ze znakiem wodnym i 7 dni obserwacji jednej firmy.

Najczęstsze błędy przy sprawdzaniu kontrahenta

• Sprawdzanie nazwy zamiast NIP. Podobnie nazwanych firm bywa wiele, a NIP jednoznacznie wskazuje podmiot.
• Poleganie na jednym źródle. Brak wpisu w jednym miejscu nie znaczy, że problemów nie ma w innym.
• Brak daty. Wynik sprawdzenia bez daty po kilku miesiącach niczego nie dowodzi.
• Jednorazowa kontrola przy wieloletniej współpracy. Stan z dnia podpisania umowy szybko się dezaktualizuje.
• Pominięcie numeru rachunku. Numer konta z faktury warto porównać z białą listą VAT, szczególnie gdy kontrahent nagle prosi o płatność na inny rachunek.

Osobną pułapką jest pośpiech. Gdy kontrahent naciska na szybkie podpisanie umowy i wysyłkę jeszcze tego samego dnia, tym bardziej warto poświęcić te 10 minut.

Każdy z tych błędów łatwo wyeliminować, jeśli ta sama osoba w firmie przechodzi zawsze tę samą listę i zapisuje wynik w tym samym miejscu.

Jak wpleść sprawdzanie w codzienną pracę

Najprościej dodać jeden krok do procedury przyjmowania nowego klienta: zanim dział sprzedaży zaakceptuje pierwsze zamówienie z odroczonym terminem, w dokumentacji musi być raport o firmie z bieżącą datą. Przy stałych odbiorcach raport warto odświeżyć przed każdym zwiększeniem limitu kupieckiego i przed przedłużeniem umowy.

Kiedy 10 minut to za mało

Przy dużych kontraktach krótka lista kontrolna jest punktem wyjścia, a nie końcem analizy. Warto wtedy dodatkowo:

1. przeczytać ostatnie sprawozdanie finansowe spółki, szczególnie zobowiązania i kapitał własny,
2. poprosić kontrahenta o zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach i składkach,
3. złożyć wniosek o szczegóły długu, jeśli profil ma etykietę „Aktywny dług”, i zobaczyć kwotę oraz dokumenty,
4. skonsultować zabezpieczenia z prawnikiem.

Wniosek o szczegóły składa zweryfikowana firma z planem. Podaje cel, akceptuje zobowiązanie do poufności, a każdy odczyt zapisujemy. Zasady udostępniania opisujemy na stronie zasad serwisu.

Po podpisaniu umowy sprawdzaj dalej

Raport pokazuje stan z jednego dnia. Kontrahent, który dziś jest w dobrej kondycji, za pół roku może mieć zatory. Dodaj firmę do monitoringu kontrahentów, a dostaniesz mailem alert o nowym długu, o spłacie, o nowym komentarzu oraz o zmianie statusu w rejestrze i na białej liście VAT.

Szerzej o łączeniu źródeł piszemy w poradniku zadłużenie firmy jak sprawdzić.

Wpisz NIP przyszłego kontrahenta w wyszukiwarkę DlugiInfo, przejdź tę listę i zapisz raport, zanim podpiszesz umowę.